Atualmente, a Controladoria Jurídica tem se tornado cada vez mais relevante e reconhecida nos escritórios de advocacia. Essa evolução ocorre em função da demanda por um setor qualificado e responsável que gerencie as operações, priorizando a organização e a administração das atividades.
Além disso, esse setor é fundamental para a administração estratégica de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, promovendo uma melhoria na eficiência, organização e supervisão dos processos. A sua adoção e organização oferecem uma variedade de vantagens. Assim, a Controladoria Jurídica se estabeleceu como a abordagem mais eficiente para o gerenciamento dessas atividades.
Em essência, a sua execução visa organizar e gerenciar as informações processuais, como prazos e possíveis contingências. Além disso, procura facilitar uma interpretação mais adequada dos dados, visando a otimização dos processos e a redução dos riscos jurídicos.
Neste artigo, iremos analisar as vantagens e a importância que a controladoria jurídica, em conjunto com os demais setores, é capaz de proporcionar aos escritórios de advocacia.
1. Padronização das atividades e dos procedimentos internos:
Para que um escritório de advocacia funcione de maneira eficiente, é fundamental implementar determinados procedimentos internos e seguir uma rotina diária. Isso acontece porque, mesmo lidando com processos de diferentes escalas e complexidades, existem etapas que se repetem, tais como a gestão de guias de custas, elaboração de relatórios, entre outras atividades decorrentes de andamentos processuais.
Sendo assim, a Controladoria Jurídica é o setor encarregado de criar e desenvolver os manuais de procedimentos internos e os fluxos de atividades, visando um desenvolvimento eficaz da produção jurídica.
Entretanto, o que exatamente são esses fluxos de atividades?
Podemos responder a essa questão afirmando que as atividades se concentram principalmente em alguns procedimentos essenciais, como o (i) cadastro de processos no sistema jurídico escolhido para o escritório, (ii) o monitoramento dos prazos lançados e cumprimento pelos advogados, (iii) o acompanhamento dos avanços do processo, (iv) a atualização do software de gestão, conforme a fase processual atual e outras atividades que possam garantir um processo com andamento seguro.
Assim, uma das principais atribuições da Controladoria Jurídica é implementar a padronização dos fluxos de trabalho, assegurando que todas as etapas do processo sejam realizadas com precisão e eficácia. Isso minimiza erros operacionais, aprimora a organização dos documentos e garante que todas as atividades sejam realizadas de forma consistente e dentro dos prazos estipulados.
2. Aumento da Produtividade e Eficiência e Controle de Prazos e Redução de Riscos
Ao contar com um setor exclusivo para a administração dos processos, os advogados conseguem direcionar sua atenção para tarefas estratégicas, como a análise de casos e a produção de peças processuais. Desse modo, com a automação das atividades rotineiras, ocorre a diminuição do tempo despendido em processos burocráticos, elevando a eficiência dos processos.
A automatização de tarefas repetitivas, como o envio de lembretes sobre prazos legais, é crucial para aumentar a produtividade. Softwares de automação direcionados ao setor jurídico desempenham um papel vital nesse cenário, pois facilitam a comunicação entre diferentes setores do escritório e proporcionam notificações automáticas, auxiliando na prevenção de esquecimentos de prazos e na minimização de atrasos nas demandas.
Por falar em esquecimento de prazos, a perda de prazos processuais representa um dos principais riscos enfrentados por escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Por isso, é essencial a implementação da Controladoria Jurídica, pois como norma, é responsabilidade do setor, gerenciar esse aspecto com grande seriedade, diminuindo consideravelmente o risco de sanções e danos para os clientes.
3. Controladoria Jurídica na era da Transformação Digital
Ao abordar o tema de software de gestão anteriormente, é evidente que estamos adentrando uma era digital que se torna cada vez mais relevante. Este fenômeno impacta diversos segmentos, inclusive o setor jurídico.
A controladoria jurídica, ao incorporar a análise de dados e tecnologias inovadoras, fomenta a criação de programas e robôs voltados à automação.
A automação dos sistemas de controle processual pode ser aplicada para otimizar os procedimentos, levando a uma execução das atividades de forma mais eficiente e rápida.
Um ótimo exemplo de automação pode ser observado nas atividades repetitivas. Esses cenários não apenas aumentam a eficiência, mas também possibilitam que a equipe concentre seus esforços em tarefas de maior relevância, como a formulação de estratégias e a prestação de consultoria.
Dessa forma, a Controladoria assume uma função essencial ao manter-se informada sobre as tecnologias disponíveis no mercado e ao analisar sua aplicabilidade nas operações cotidianas.
4. Melhoria na gestão de riscos com base em contingência.
Neste tópico, iremos destacar a relevância das análises de dados, uma vez que a correta alimentação dos softwares oferece uma visão mais ampla e detalhada dos riscos legais que as partes envolvidas em processos podem enfrentar em decorrência de litígios.
Assim, uma controladoria jurídica bem estruturada pode aumentar significativamente a eficiência do departamento jurídico através da automação na interpretação de dados.
Com a utilização de softwares para organização e ferramentas analíticas, a equipe jurídica consegue se dedicar mais tempo a ações estratégicas, como a elaboração de teses efetivas, a análise de jurisprudências e outras decisões relevantes, em vez de se sobrecarregar com as meramente atividades administrativas.
Entretanto, isso não é tudo. A correta atualização das informações pode revelar o resultado de determinado processo e o impacto que isso terá no orçamento de uma empresa específica. Essa execução é denominada contingência.
A contingência leva em conta as principais decisões, a fase atual do processo e todos os gastos já realizados com essa demanda, é viável determinar a melhor solução para o caso em questão.
Portanto, a plena responsabilidade da controladoria jurídica reside na análise detalhada das diretrizes de dados e na sua interpretação. Isso resulta em uma utilização mais eficaz dos recursos disponíveis e, por consequência, em um desempenho superior do escritório.
5. Transparência e confiabilidade nas Informações
Conforme mencionado em um tópico anterior, a correta inserção de dados nos softwares de gestão, pode proporcionar uma série de benefícios, sendo um dos principais a transparência.
Uma controladoria jurídica que opere de forma eficiente, assegura que as informações sejam organizadas e apresentadas de maneira clara e acessível. Isso contribui para a confiabilidade dos dados e melhora a comunicação entre as partes interessadas.
Com a revisão sistemática de documentos e procedimentos, a Controladoria Jurídica reduz erros em petições e contratos, garantindo maior segurança na condução dos processos. Além disso, a implementação de medidas de compliance protege os dados e informações sigilosas, garantindo conformidade com as normas vigentes.
Além disso, a coleta e análise de dados jurídicos permitem a criação de indicadores de desempenho que auxiliam na tomada de decisões estratégicas. Relatórios gerenciais detalhados oferecem insights valiosos sobre a performance do escritório ou departamento jurídico, possibilitando ajustes na estratégia e melhorias contínuas na prestação de serviços.
Através da análise de dados, é possível criar relatórios sucintos sobre a situação dos litígios, a conformidade com as normas e outros temas relevantes. Esses relatórios não apenas facilitam as tomadas de decisão internas, mas também são essenciais para a interação com todos os envolvidos no processo em questão.
Conclusão:
Pode-se afirmar que a estruturação e a execução da Controladoria Jurídica são essenciais para modernizar e aprimorar a eficácia dos processos dos escritórios de advocacia.
Ao criar normas e procedimentos padronizados, a controladoria não apenas melhora os fluxos de trabalho, mas também facilita uma administração eficiente dos processos em andamento.
Ademais, a controladoria possibilita a avaliação de riscos com base em informações detalhadas. Dessa forma, proporciona uma visão mais clara das contingências, resultando em decisões mais embasadas e eficazes.
Ainda, garante transparência e confiança nas informações geradas por um sistema de gestão bem elaborado, reforçando a integridade para as partes interessadas e aumentando a segurança jurídica dos processos.
De maneira concisa, a Controladoria Jurídica vai além de uma simples exigência administrativa; se estabelece como um diferencial estratégico que potencializa a qualidade da advocacia moderna, sendo um alicerce essencial para a gestão eficaz de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.
Sua adoção propicia um ambiente mais estruturado, produtivo e seguro, promovendo avanços notáveis tanto na qualidade dos serviços prestados quanto no posicionamento estratégico da entidade. Investir na organização desse segmento representa uma vantagem competitiva que assegura maior previsibilidade, controle e eficiência na administração jurídica.
Além disso, não só assegura maior previsibilidade, mas o controle e eficiência na administração do setor jurídico, como também se revela crucial para a modernização dessa área.
A controladoria estabelece uma construção robusta para a inovação e para a excelência na oferta de serviços jurídicos. Escritórios e departamentos que aplicam recursos nessa estrutura se sobressaem no mercado, proporcionando um atendimento mais qualificado e seguro para seus clientes.
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Autor:
Anna Luiza Rangel dos Santos. Bacharel em Direito pela PUCPR – Pontifícia Universidade Católica do Paraná (2022). Profissional atuante há mais de 2 anos em Controladoria Jurídica.
Referências:
- https://www.totvs.com/blog/gestao-juridica/controladoria-juridica/
- https://alkasoft.com.br/blog/controladoria-juridica/
- https://legitimvs.com.br/blog/por-que-voce-deve-ter-uma-controladoria-juridica-em-seu-escritorio-agora-mesmo/
- https://www.radardagestao.com.br/single-post/6-seis-vantagens-em-implementar-a-controladoria-jur%C3%ADdica
- https://www.migalhas.com.br/depeso/351538/o-papel-da-controladoria-juridica-dentro-dos-escritorios-juridicos
- https://www.migalhas.com.br/depeso/376166/a-importancia-da-controladoria-juridica-nos-escritorios-de-advocacia
