Compliance nas Empresas: A Importância dos Manuais e Regimentos Internos

A compliance empresarial é essencial para que as atividades dentro da empresa tenham fluidez, segurança, organização e padronização, independentemente de seu porte ou setor de atuação, pois a conformidade com leis e regulamentos é crucial para o sucesso e a sustentabilidade das organizações.

Dentro das searas da compliance temos a atuação expressiva e fundamental do setor de Recursos Humanos, que: Com uma função estratégica, abrange uma ampla gama de responsabilidades e objetivos, envolvendo todos os colaboradores, pois, em atuação conjunta com os demais setores da empresa, inclusive o jurídico (interno ou externo), é capaz de capitar informações, diante da análise de dados da realidade fática interna, fundamentais para o planejamento estratégico global. Além de ser responsável por gerenciar pessoas e talentos, esse setor exerce um papel-chave na elaboração, aplicação, manutenção, atualização e fiscalização dos manuais e regimentos, estruturando e adaptando os documentos à realidade da empresa e ao movimento perene desta.

Em um ambiente de negócios, diante das diversas ferramentas tecnológicas e comunicação assertiva, é fundamental que as empresas tenham políticas, processos e controles eficazes para garantir que estejam em conformidade com regulamentações aplicáveis.

Além disso, no cenário atual, a adoção de um programa eficiente de compliance evita riscos legais, reputacionais e financeiros, garantindo o sucesso e a sustentabilidade comercial.

Em artigos anteriores foi explanado detalhadamente a Compliance aplicável para determinados setores de mercado, tais com incorporadoras. 

A seguir abordaremos a importância desses instrumentos, desde a sua elaboração, aplicação eficaz, monitoramento e os reflexos positivos que podem trazer para as empresas.

A Importância dos Manuais e Regimentos Internos

• Definição

Os manuais e regimentos internos são documentos que estabelecem as políticas, regras e procedimentos a serem seguidos pelos sócios, diretores, colaboradores e afins. Eles fornecem diretrizes ao programa de compliance, detalhando, de forma clara e objetiva, os processos e procedimentos a serem seguidos.

Desta forma, servem como guias que direcionam as ações e comportamentos dos “membros” da empresa, garantindo conformidade com as normas internas estabelecidas, conforme direcionamento e supervisão do setor jurídico, para que todas as diretrizes desenhadas estejam em conformidade com o ordenamento jurídico.

• Padronização

A elaboração desses documentos proporciona uma padronização dos processos, tornando as atividades internas mais previsíveis e alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa.

Portanto isso resultará em uma maior eficiência operacional e na minimização de erros, além disso, ajudará a evitar conflitos internos e garantirá que os procedimentos e políticas da empresa estejam sendo seguidos da melhor forma possível.

• Transparência e Comunicação

Tais instrumentos são veículos práticos de comunicação interna, pois divulgam as diretrizes da empresa para todos os colaboradores. Além disso, promovem transparência, assegurando que todos tenham acesso às mesmas informações e estejam cientes das condutas esperadas e normas vigentes.

Pois bem, tendo em vista que são documentos com informações pertinentes a todos os colaboradores: é de suma importância que esses documentos internos fiquem disponibilizados para toda a equipe, em canais de fácil acesso e consulta, seja por e-mail, intranet ou na forma de circular de acordo com o perfil da empresa.

Desta forma, sempre que houver dúvidas quanto à conduta ou comportamento esperados, a consulta dos manuais e regimentos internos estará à disposição de todo e qualquer colaborador.

Elaboração dos Manuais e Regimentos Internos

• Identificação das Rotinas, Riscos e Penalidades

Primeiramente, antes de iniciar o processo de elaboração dos documentos internos de diretrizes de condutas, é essencial realizar uma análise dos pontos gerais e nevrálgicos vivenciados na rotina da empresa e identificar os requisitos legais aplicáveis.

Desta forma, é possível estruturar as políticas e os procedimentos, com o objetivo de gerenciar riscos legais e regulatórios específicos de cada setor. Ao estabelecer tais procedimentos e controles, é possível prevenir violações, evitando assim possíveis penalidades e danos à reputação da empresa.

Ponto importante é que em tópicos que tais documentos estabeleçam penalidades pelo descumprimento às normas de conduta internas, que estejam em conformidade com a legislação. Ainda, é de fundamental mensuração a viabilidade de aplicação destas penalidades, não devendo ser discricionárias, de preferência optando pelas que tenham caráter educativo e não punitivo. Cabe ainda ponderar que a aplicação destas deve ser feita de maneira proporcional, com razoabilidade, discrição e respeito ao colaborador.

• Participação da Equipe

Ressalta-se que, participação de diferentes setores da empresa: jurídico, recursos humanos, financeiro, operacional, dentre outros, é de suma importância para a elaboração e aplicabilidade efetiva destes documentos, pois, além de retratar a necessidade específica da rotina de labor, promoverá senso de colaboração e engajamento, garantindo que as previsões ali contidas sejam efetivamente úteis e promovam melhorias.

Assim, com a postura de incluir a equipe no processo de “briefing” destas normativas internas, a empresa promoverá um sentimento de propriedade e de pertencimento, pois quando aqueles que contribuem diretamente nas atividades têm a oportunidade de influenciar diretrizes sente-se mais engajados e motivados.

• Linguagem Clara

Como ponto crucial para a eficácia dos manuais e regimentos internos está a necessidade de que a redação seja feita através de uma linguagem clara e acessível, evitando termos excessivamente técnicos e complexos, facilitando a compreensão e a aplicação das diretrizes por todos os colaboradores e em todos os níveis hierárquicos.

Porém, cabe mensurar, que diante da necessidade de conformidade com o ordenamento jurídico, alguns termos técnicos precisarão ser utilizados, mas uma dica é em termos complexos entre parênteses () tentar encontrar algum termo associativo de mais fácil compreensão.

• Uniformidade

Os manuais e regimentos internos estabelecem padrões uniformes de consulta para toda a equipe, dentro de cada uma das funções desempenhadas, mas garantem, ao mesmo tempo, que todos os colaboradores, estejam cientes das expectativas ou regras.

Portanto, a uniformidade garante que as informações sejam apresentadas de maneira consistente e padronizada, proporcionando uma base sólida para as políticas e procedimentos de organização.

Tais diretrizes criarão um ambiente de trabalho consistente e equitativo, em que todos os colaboradores compreendem as políticas e práticas internas esperadas e o mais importante, qual o seu papel para a empresa.

Aplicação eficaz e Monitoramento

• Treinamento

Outro ponto que gerará conhecimento e entrosamento com as diretrizes, além do acesso fácil para a leitura e consulta, são os treinamentos (prévios e continuados), momentos em que os colaboradores poderão expor as dúvidas e receber orientações praticas sobre a aplicabilidade no dia a dia.

Para os colaboradores “novos” é essencial fornecer instrução direcionada destes documentos internos.

Desta maneira, a abordagem educativa continuada auxiliará na internalização da cultura de compliance e na manutenção de um ambiente mais profissional e organizado.

Entretanto, a empresa precisará dispor de investimento, tempo e financeiro, para a capacitação dos colaboradores responsáveis pela comunicação dos manuais e regimentos internos, pois antes de aplicar e orientar terceiros, deverão conhecer, absorver e “acreditar” nas políticas internas, bem como na importância de aplica-las, como exemplo, e repassar de forma respeitosa e profissional aos seus colegas.

• Monitoramento

Porém, para a eficácia destas normativas é imprescindível o monitoramento contínuo para garantir a aplicabilidade, pois do contrário terá efeito apenas de “um papel em branco”. O monitoramento deve ser continuado, através de pessoa, equipe, sistema ou uma mescla de todos, por meio de auditorias internas, avaliações periódicas e revisões regulares dos procedimentos de compliance.

Além das avaliações e revisões nos procedimentos é importante ressaltar que a devolutiva dos colaboradores é muito importante. Existem métodos aplicados no setor de recursos humanos que mensuram essa devolutiva, de maneira prática.

A aplicação de feedbacks (ativo e passivo – em linha horizontal e vertical), por exemplo, pode ser usada como um mecanismo de identificação de eventuais falhas nos manuais e regimentos internos.

Assim, neste ponto cabe ressaltar que a compliance não é ESTÁTICA, deve estar sempre em movimento, quer dizer, havendo mudanças na rotina, necessidades novas, novas implementações tecnológicas ou de procedimentos, deve ser repensada, remodelada e atualizada.

• Canal de Denúncias

A criação de um canal de denúncias é uma prática recomendada para a verificação da consonância entre normas e posturas dos colaboradores. De forma confidencial todos se sentirão mais confortáveis a relatar violações ou comportamentos inadequados.

Diante de uma denúncia recebida, é necessária a abertura de uma investigação interna, com a finalidade de apurar, com as formalidades devidas, se de fato a narrativa é verdadeira.

Esses mecanismos de denúncia promovem a responsabilização e o combate a comportamentos considerados impróprios.

Reflexos

• Mitigação de Riscos Legais e Reputacionais

A conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis minimiza à empresa possíveis sanções administrativas e judiciais, além de preservar a sua imagem perante os próprios colaboradores, clientes, fornecedores, parceiros de negócios e o mercado em geral.

• Ética Aplicada

A implementação de manuais e regimentos internos estimula uma cultura de conformidade ética, moral e legal dentro da empresa, pois descrevem as normas de conduta esperadas, abrangendo princípios tais com: integridade, respeito, responsabilidade, igualdade, diversidade e inclusão.

Ao fornecer diretrizes explicativas, a empresa apresenta aos colaboradores sua missão, valores, visão e crença

• Consequências e Incentivos

Para promover a adesão aos manuais e regimentos internos, é fundamental estabelecer consequências claras para violações das políticas estabelecidas, pois o respeito por todos a estas normativas é característica fundamental para o sucesso de todos. A conduta imprópria e em desconformidade com as “regras” de um membro impactará nos demais, seja em acréscimo de serviço, desorganização, sensação de desrespeito ou em consequências ainda mais graves e de difícil reparação. Independente do tamanho da empresa, a compliance é fundamental para a profissionalização, crescimento e sucesso.

Para tanto, havendo desrespeito às normas, principalmente de forma reiterada, deverá ser formalizada a comunicação ao colaborador, advertindo-o da infração e dependendo da gravidade a aplicação da penalidade cabível.  As medidas disciplinares devem ser aplicadas de maneira consistente, justa e imparcial.

Além disso, incentivos podem ser oferecidos para aqueles que demonstram um compromisso exemplar com a compliance, reforçando uma cultura organizacional de responsabilidade e integridade.

• Aumento da Eficiência das Operações e Procedimentos

A padronização de processos e a adoção de políticas bem definidas, promovem um aumento da eficiência de toda a equipe, promovendo redução de erros e de retrabalhos, resultando em ganhos de produtividade, execução mais eficiente, otimização de recursos e melhoria nos resultados financeiros.

Conclusão

Em resumo, os manuais e regimentos internos desempenham um papel vital na compliance empresarial, fornecendo diretrizes claras de conduta, mitigando riscos legais e regulatórios e promovendo uma cultura de ética e responsabilidade.

A aplicação eficaz desses instrumentos requer uma elaboração cuidadosa, comunicação e treinamento adequado. Monitoramento constante e consequências claras para violações.

O impacto positivo dos manuais e regimentos internos é refletido diretamente na fortificação da cultura da compliance, na proteção da reputação, na melhoria da eficiência operacional e no fomento da confiança interna e externa.

A transparência e a responsabilidade são valorizadas e promovidas, fortalecendo relacionamentos e criando um ambiente de trabalho saudável e confiável.

As empresas que priorizam a implementação eficaz de manuais e regimentos internos colhem benefícios significativos, garantindo um ambiente de negócios ético, seguro e sustentável. Isso reflete em como a empresa é vista pelo mercado.

Portanto, investir na criação e na implementação desses instrumentos, com a elaboração por equipe jurídica especializada, é essencial para garantir a sustentabilidade, crescimento e o sucesso das empresas a longo prazo.

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