A utilização de sistemas automatizados e otimizados de relatórios e gerenciamento de informações, principalmente voltados aos escritórios de advocacia, podem ser utilizados como uma forma rápida e inteligente de analisar a forma de tratamento dos dados.
Ao ler o artigo a seguir, será possível entender o que é o gerenciamento de informações, a forma de utilização através de Relatórios Gerenciais e Comerciais, bem como os benefícios que estas atividades trazem ao escritório e ao cliente.
O Que é um Sistema de Gerenciamento de Informações?
Para empresas e escritórios que visam a organização interna de seus departamentos e das informações tratadas por estes departamentos, a Gestão da Informação é parte imprescindível para tornar este processo viável, já que preserva o histórico, garante agilidade na tomada de decisões e aumenta a eficiência do controle interno.
Para isso, saber como colocar em prática o Gerenciamento da Informação é fundamental para basear as decisões sempre de maneira segura e eficiente.
Deste modo, através de processos de pesquisa, classificação, padronização e armazenagem correta das informações e dados, é possível não apenas captar, como também organizar de forma funcional as informações essenciais na elaboração e/ou adequação do planejamento estratégico e do alcance de metas. [1]
Métodos Estratégicos de Gerenciamento de Informações
O controle de todo esse fluxo de informações e documentos requer a adoção de métodos estratégicos de gerenciamento de documento, de forma a otimizar tempo e recursos do gestor ou da equipe responsável, os quais podemos listar nas seguintes etapas:
- Identificação: A correta e fácil identificação de documentos e informações aperfeiçoa e facilita a organização e a busca pelo arquivo e/ou informação.
- Classificação: Agrupar informações de documentos de acordo com suas características ou finalidades, a fim de otimizar o tempo despendido no encontro dos dados necessários.
- Armazenamento: Essa é uma parte muito importante do processo de gerenciamento, pois trata-se do processo de separação dos documentos de acordo com critérios definidos pela própria empresa ou escritório, como por exemplo: departamento, responsável, tipo da informação, se a informação é interna ou externa, entre outros.
- Distribuição: Por fim, a informações e documentos são compartilhados, no todo ou em parte, com os destinatários adequados, de acordo com suas necessidades, responsabilidades e atribuições.
O Gerenciamento de Informações Através de Relatórios
Para padronizar o controle interno e manter em dia e em harmonia as rotinas internas, é necessário investir em ferramentas que automatizem o gerenciamento das informações, de maneira que otimizem e facilitem sua realização.
Deste modo, a geração de relatórios através de softwares de gestão jurídica, por exemplo, é mais um modo de integrar e aperfeiçoar a Gestão de Informações de processos judiciais, extrajudiciais e administrativos de forma categórica e eficiente.
Através destes relatórios, que podem contemplar agendas, petições, andamento processual, contratos, finanças, cadastro e captação de clientes, além de outros, é possível que se obtenha maior controle sobre as informações que estão sendo tratadas, bem como acessibilidade e agilidade no acesso aos resultados, sejam eles positivos ou negativos. Estes relatórios com informações internas são conhecidos como Relatórios Gerenciais, e são capazes de indicar as maiores fragilidades e as maiores consistências do escritório com assertividade, apontando pontos relevantes a serem melhorados ou modificados, servindo como verdadeiros indicadores desempenho.
O Que Define um Bom Relatório Gerencial
Para um melhor fluxo na coleta e tratamento dos dados que serão parte destes Relatórios Gerenciais, é ideal:
- Definir os dados que serão coletados e tratados;
- Definir o responsável (departamento ou pessoa) por coletar e alimentar os dados, para melhor controle e gestão da atividade;
- Definir a periodicidade na atualização dos dados e informações, para que não fiquem ultrapassadas ou desatualizadas;
- Definir a forma de preenchimento dos dados, para que as informações fiquem claras, objetivas e padronizadas.
No tocante ao item 2 acima, importa ressaltar que, dentro dos escritórios de advocacia, é na pessoa do Controller ou no departamento da Controladoria Jurídica que recai a responsabilidade pela coleta e alimentação destes dados, já que estes são os responsáveis, entre outras coisas, por estipular critérios de padronização e parametrização de procedimentos e fazer a correta gestão de dados. [2]
Características de um Relatório Gerencial Ineficiente
Em contrapartida, os relatórios não serão considerados consistentes ou eficientes se:
– A coleta de dados não acontecer na periodicidade definida/necessária;
– Não houver padrão na forma do preenchimento dos dados;
– Houver duplicidade de informações;
– Houver dados incorretos.
Os Benefícios dos Relatórios Gerenciais Para o Escritório
– Gestão do dia-a-dia: facilitando um monitoramento consistente dos indicadores apontados, para que seja possível observar exatamente onde se encontram os problemas, tornando as ações de ajuste mais suscetíveis ao sucesso;
– Acompanhamento de Projetos Estratégicos: que merecem uma atenção mais detalhada, já que geralmente envolvem riscos e/ou investimentos maiores que o comum. É importante definir, nestes Projetos, os indicadores-chave de desempenho, para que seja possível avaliar sua assertividade;
– Gestão de Contratos: sendo possível mensurar e demonstrar a dedicação e comprometimento da equipe às causas de seus clientes, registrando as atividades realizadas, bem como o histórico de trâmite processual, apresentando informações consistentes a serem apresentadas aos clientes durante e após o término do processo;
– Prestação de Contas: referentes aos acontecimentos internos do escritório, que poder ser referente a atividades, projetos, metas ou processos específicos, como também sobre as finanças. Desta forma as equipes podem ter uma visão ampla das ações e medidas que estão sendo tomadas e, com isso, tendem a responder com maior engajamento na execução de suas atividades. [3]
Os Relatórios Comerciais e Seus Reflexos na Prestação de Informação aos Clientes
Além disso, os relatórios são ferramentas estratégicas que podem facilitar (e muito!) o contato e a melhor prestação de serviços aos clientes. Estes, que são chamados de Relatórios Comerciais, tem o intuito de coletar, tratar e repassar importantes informações do escritório referente ao andamento processual, de acordo com o interesse de cada cliente final.
Assim, ao invés se funcionar de forma padronizada e igual para todos, estes relatórios possuem o objetivo de serem exclusivos e personalizados, tornando-se um diferencial na prestação de serviços e informações, além de demonstrar atenção e zelo tanto no acompanhamento processual, quanto no atendimento ao cliente.
Em suma, como consequência na prestação dos Relatórios Comerciais, é possível observar:
– Melhora no relacionamento Escritório x Cliente;
– Emissão de relatórios personalizados de acordo com a informação que cada cliente deseja saber;
– Diferencial nos serviços prestados, demonstrando atenção e comprometimento no acompanhamento dos processos e atendimento ao cliente.
Padronização de Informações
Para que os Relatórios, tanto os Gerenciais como os Comerciais, e a Gestão da Informação se tornem processos que fluem com naturalidade no escritório, é importante que haja a padronização das informações, isto é, que os dados sejam cadastrados de maneira uniforme dentro do sistema utilizado.
Uma ótima saída para iniciar a padronização de dados e informações que componham os Relatórios, é dividi-las por áreas (judicial, extrajudicial, financeiro, administrativo e afins).
Também é possível padronizar as informações por clientes (pessoas físicas e pessoas jurídicas), contratos (valor, espécie, área) e até mesmo pelo responsável por aquele processo/demanda.
O Hábito de Avaliar e Corrigir
Para uma rotina interna eficiente no tocante ao Gerenciamento de Informações e geração de relatórios, é de suma importância que o escritório e seus colaboradores tenham uma cultura interna de avaliar as informações, interpretá-las, e modifica-las na medida em que for necessário.
Avaliar periodicamente o desempenho das atividades e seus resultados é que vai direcionar a um futuro com muito mais assertividade. Para isso, é necessário:
- Definir indicadores precisos para avaliação;
- Implantar um sistema de avaliação e correção;
- Rever as metas periodicamente;
- Fazer a análise dos relatórios, buscando o aprimoramento das atividades.
Conclusão
Em suma, ter um sistema de gerenciamento interno de informações através de relatórios com informações consistentes e padronizadas, além de otimizar e facilitar as atividades do dia-a-dia, também torna possível a análise do que está sendo feito e como está sendo feito, das ações que vêm sendo tomadas, bem como indica de forma clara os pontos a serem aprimorados ou modificados.
Com isso, é possível a visualização das informações de forma objetiva e eficiente, proporcionando resultados positivos tanto para o escritório quanto para o cliente.
“Um dos objetivos da prática administrativa da gestão por processos é assegurar a melhoria contínua do desempenho da organização, por meio da elevação dos níveis de qualidade de seus processos de negócios” – José Osvaldo de Sordi
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AUTORA
GABRIELA VIEIRA SERRANO, Advogada (OAB/PR sob o nº 116.711) graduada em Direito pela Pontifícia Universidade Católica do Paraná (PUCPR).
Referências
[1] Introdução: O Que é Gerenciamento da Informação? Disponível em: <https://blog.netscandigital.com/artigos/gerenciamento-da-informacao/> Acesso em 02 de maio de 2023.
[2] Controladoria Jurídica: Aspectos Gerais. Disponível em: <https://barioniemacedo.adv.br/controladoria-juridica-aspectos-gerais/> Acesso em 02 de maio de 2023.
[3] Relatórios gerenciais na gestão de escritório de advocacia. Disponível em <https://www.projuris.com.br/blog/relatorios-gerenciais-escritorio-de-advocacia/> Acesso em 02 de maio de 2023.
