A Gestão de Tempo e a Produtividade na Advocacia

A palavra de ordem para quem quer ser um profissional produtivo é: organização!

Tendo em vista a magnitude dessa missão e o tempo cada vez mais escasso, nos próximos parágrafos apontar-se-ão alguns princípios norteadores para uma gestão de tempo eficaz.

Frise-se: não se trata de um processo fácil e rápido, pois, se assim fosse, não haveria tantas pessoas e empresas lidando perpetuamente com essa problemática.

Mas é possível, e, no final das contas, a gestão de tempo que dá certo resulta de resiliência, diligência e disciplina. Embora comum, pesquisas apontam que a desorganização prejudica gravemente a produtividade, aumenta o estresse e pode comprometer o desenvolvimento pessoal e profissional.

A organização como aliada à gestão de tempo

A desordem sobrecarrega os sentidos, levando à distração e à incapacidade de concentração.

A bagunça física pode se transformar em bagunça mental, pois gera confusão e dúvida, podendo evoluir, inclusive, para bagunça temporal, quando se começa a perder a noção de tempo e prazos. E, por fim, a desorganização torna-se bagunça emocional, que gera estresse, preocupação e problemas de saúde¹.

Não obstante, dentro do mundo corporativo, dando-se destaque aqui para o gerenciamento de um escritório de advocacia, nota-se o entrelace de diversas funções e atividades, em direção a um objetivo comum: o sucesso/resultado.

Nesta esfera, além de lidar com atividades administrativas, os advogados precisam cumprir prazos processuais, atender clientes internos e externos, comparecer a audiências e a reuniões, e, com tantas responsabilidades, sem organização, os profissionais podem acabar sobrecarregados, ou pelo menos com a “falsa” sensação de falta de tempo.

No artigo ‘Controladoria Jurídica: Aspectos Gerais’ introduziu-se as principais dúvidas a respeito da controladoria jurídica.

Constatou-se ali que a melhor forma de um escritório jurídico se diferenciar é pela gestão, a fim de atingir e manter o mais elevado padrão de qualidade com entusiasmo e perspicácia.

Desse modo, por exemplo, a controladoria jurídica é uma ferramenta para sobrepor barreiras e desafios do escritório Barioni e Macedo, objetivando continuamente a melhora na organização e no fluxo de tarefas, otimizando o tempo dos profissionais.

Ferramentas de gestão de tempo

Acredita-se que a organização é apenas um meio para se ter mais qualidade de vida, por este motivo utilizamos algumas ferramentas indispensáveis para o dia a dia dos colaboradores, tais como:

• Agenda: não se limitando apenas ao agendamento de compromissos, auxilia no acompanhamento de abertura e vencimento de prazos processuais, permitindo o planejamento em tempo hábil de todas as subtarefas, de modo a se obter o melhor aproveitamento do tempo de cada colaborador em suas respectivas funções.
• Feedback: alinhamento de expectativas entre os sócios e os colaboradores, a fim de tornar o clima organizacional favorável ao nível de resposta e entrega esperada.
• Indicadores de desempenho: são essenciais ao planejamento e controle dos processos do escritório, possibilitando o estabelecimento de metas e os seus desdobramentos, já que os resultados são fundamentais para a análise crítica dos desempenhos, bem como para a tomada de decisões e para o novo ciclo de planejamento, permitindo uma avaliação contínua da eficiência, eficácia e efetividade de seus processos e pessoas.
• Intranet: um canal de comunicação direto entre o escritório e os colaboradores, tendo um ganho significativo em termos de segurança e eficiência na realização das atividades, a partir da otimização do tempo e integração dos demais setores envolvidos.
• Manuais jurídicos: um guia completo que reúne os fluxos de trabalho e detalhamento dos procedimentos de padronização, voltados à qualidade, a fim de que todas as tarefas sejam sempre realizadas em um padrão preestabelecido como o melhor possível.
• Portal de atendimento jurídico: plataforma digital exclusiva do escritório Barioni e Macedo para comunicação entre cliente x advogado. Suas solicitações são atendidas de forma organizada e dinâmica, com monitoramento constante, de modo prático e seguro. Simples, rápido e eficiente.
• Software jurídico: fundamental para garantir que todas as informações necessárias estarão centralizadas e disponíveis em um único lugar, com fácil localização, evitando o desperdício de tempo à procura de dados e documentos. Esse sistema proporciona maior organização no processo de trabalho, otimizando as atividades, além de facilitar a comunicação entre os profissionais na realização de cadastro de pessoas, controle financeiro, emissão de relatórios, fluxos de trabalho, gerador de documentos automatizados, dentre tantas outras tarefas, facilitando o dia a dia dos envolvidos.
• Treinamentos: a fim de estimular a equipe e os bons resultados, há reuniões e treinamentos periódicos, visando a eficácia das operações, através de cooperação mútua, atuando em prol do desenvolvimento e alinhamento dos procedimentos e rotinas diárias. .

Dessa forma, a produtividade do escritório Barioni e Macedo aumenta devido à maior organização e eficiência dos processos internos, de modo que há redução de custos com retrabalhos desnecessários e o aumento da satisfação dos clientes.

“Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito” – Pitágoras

Não por acaso, atualmente, ao fazer uma breve busca no Google, o escritório de advocacia Barioni e Macedo apresenta em seus comentários mais frequentes as palavras ‘competência’, seguida de ‘dúvidas esclarecidas’ e ‘equipe qualificada’.

No entanto, é constante e ininterrupta a preocupação e estudo sobre novas técnicas e ferramentas, para potencializar a produtividade, a qualidade, a segurança, qualidade de vida e a agilidade no trabalho.

Essa adaptação das ferramentas e técnicas de gestão à realidade do mercado jurídico é fundamental para que as mesmas possam ter efetiva aplicabilidade no contexto jurídico, bem como trazer os melhores resultados sem se incorrer em riscos ou erros que podem, em última análise, minar toda a atividade jurídica.

A seguir, algumas dicas para melhor gestão de tempo

1.  Questione o porquê

É muito importante saber por que você está fazendo o que faz. O por que motiva a trabalhar e a trabalhar com prazer/felicidade. Quando uma pessoa é suficientemente motivada, a disciplina é uma consequência natural. Se não houver motivação, compreensão e entusiasmo pelo por que, é bem provável que a tarefa não seja feita.

2. Identificar e eliminar os ladrões do tempo

Chama-se de ‘ladrões do tempo’ todo comportamento que parece inofensivo, mas prejudica a produtividade. Dentre elas, tem-se a procrastinação, a falta de planejamento, as distrações, entre tantas outras. Há quem diga que o urgente é tudo aquilo que o responsável não fez em tempo hábil e quer que você faça em tempo recorde. Aprender a dizer “não” é uma forma de eliminar esse comportamento.

3. Ter uma agenda

Em seu livro ‘Produtividade para quem quer tempo’, Geronimo Theml diz: “Se você não tem agenda, acaba virando a agenda dos outros”. Existem diversos tipos de agenda: diárias, semanais, mensais, de bolso, de mesa. Identifique o melhor tipo de agenda para o seu perfil e use-a.

4. Descubra qual é o seu horário de ouro

Algumas pessoas funcionam melhor pela manhã e outras à tarde. Explore essa informação a seu favor e procure realizar nesse período as atividades que demandam menor atenção. O segredo é adaptar sua vida o máximo que você puder, bem como explorar potenciais pessoais e desbravar novos.

5. Faça uma programação

Uma programação ajuda a planejar o trabalho. Saber de antemão o que tem pela frente poderá controlar o ritmo do trabalho e preparar-se para a tarefa seguinte. Nesse momento, também pode ser feita a delegação das tarefas, para aumentar a produtividade, o crescimento e o aprendizado entre os colegas de trabalho.

6. Estabeleça uma rotina

Tudo aquilo que é feito diariamente leva menos tempo quando faz parte de uma rotina. Quando se acostuma com algumas rotinas necessárias, tem-se menos decisões a tomar, menos coisas em que pensar e menos hesitação para dedicar-se ao trabalho.

7. Comece pela tarefa mais desagradável

Tirar da frente uma coisa que lhe pesa nos ombros torna o dia mais suave e tranquilo. Eliminar um obstáculo em primeiro lugar dá novas energias para mergulhar em tarefas mais agradáveis.

8. Perder tempo intencionalmente

Não há nada de errado com um bom descanso. Fazer uma pausa quando for necessário renova as forças e o ânimo para continuar. O descanso é fundamental para quem quer ter produtividade, porém até mesmo o tempo para descanso deve ser programado, sob pena de interferir em toda a organização diária.

9. Aproveitar para crescer enquanto espera

A maioria das pessoas passam grande parte do dia dirigindo. Aproveite o tempo que estiver em trânsito para ouvir um podcast ou audiobook que contribua positivamente para algo que esteja fazendo no momento na sua vida.

10. Leia livros sobre administração do tempo

Estude sistemas de organização e coloque-os em prática.

Aprender os melhores métodos, os mais rápidos, os mais eficientes, para facilitar o trabalho, estimula a ter mais ânimo, oferecendo sugestões práticas de como melhorar e/ou desenvolver habilidades. Pequenos passos como estes podem trazer grandes resultados para gestão do tempo.

Conclusão 

A boa administração do tempo é a única forma de obter mais tempo para as coisas que se deseja e as que realmente precisam ser feitas.

“Uma pessoa produtiva é aquela que sabe aproveitar o tempo que tem. Não se trata de “engessar” a vida e saber exatamente o que vai fazer minuto a minuto, mas de desenvolver direcionamento correto e foco apropriado.” – Thais Godinho.

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