A revolução tecnológica que tem transformado a maneira como diversas indústrias operam, e o setor jurídico não é uma exceção. No escritório Barioni e Macedo, o uso de tecnologia e a implementação de inovações têm sido fundamentais para aprimorar a eficiência, a precisão e a qualidade dos serviços prestados aos nossos clientes. Este artigo explora como essas mudanças impactam nossa prática, destacando os avanços tecnológicos que adotamos e os benefícios que eles trazem para nossos clientes e para a sociedade como um todo.
Transformação Digital no Setor Jurídico
A transformação digital no setor jurídico abrange desde a automação de tarefas administrativas até a utilização de inteligência artificial para análise de documentos e precedentes legais.
Assim, segundo dados apresentados pela Revista Veja, 69% dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos internos esperam aumentar seus investimentos em tecnologia nos próximos anos.
Portanto, esse aumento no investimento é um reflexo da crescente conscientização sobre os benefícios da transformação digital, que incluem maior eficiência, redução de custos operacionais e melhoria na qualidade dos serviços.
Desta forma, tais dados indicam que escritórios que adotam tecnologias de ponta têm um desempenho significativamente melhor em termos de eficiência e satisfação do cliente. Além disso, a automação contribui para a minimização de erros humanos e a padronização dos procedimentos.
Nesta toada, no Barioni e Macedo, temos seguido essa tendência de transformação digital, integrando diversas soluções tecnológicas que nos permitem oferecer um serviço mais ágil e eficaz.
Utilizamos software de gestão CPJ para organizar nossos processos internos, push de publicações monitorado pela controladoria jurídica, uma tecnologia que garante parte da tripla checagem, robôs de automação para realizar tarefas administrativas como por exemplo o envio de relatórios aos clientes, Intranet para centralização das informações e procedimentos internos e agendas dinâmicas para coordenar melhor as atividades do escritório. Acreditamos que a excelência é alcançada com planejamento, pessoas qualificadas e com auxílio de ferramentas adequadas.
Interação com os clientes
Ao adotar ferramentas tecnológicas, não podemos deixar de pensar, em primeiro lugar, nos clientes. Por isso, implementamos o BotConversa, um robô de automação para WhatsApp, com a intenção de facilitar o contato inicial e tornar o atendimento mais ágil e eficiente. Com respostas rápidas e personalizadas, o BotConversa garante uma comunicação imediata e eficaz, permitindo que questões simples sejam resolvidas automaticamente, enquanto libera tempo para a equipe se concentrar em demandas mais complexas.
Reuniões Virtuais e Colaboração Online
Assim como a implementação de um software de gestão, não podemos deixar de mencionar o impacto das reuniões online na rotina diária. Plataformas como Zoom, Google Meet e Microsoft Teams permitem que nossos advogados se conectem com clientes e colegas de qualquer lugar do mundo, facilitando a comunicação e a colaboração.
Portanto, essas ferramentas são particularmente úteis em um cenário globalizado e durante situações que impedem encontros presenciais, como foi o caso durante a pandemia de COVID-19.
Agendas Dinâmicas
A gestão de tempo é um dos aspectos mais críticos para a eficiência de qualquer escritório de advocacia. Com o uso de agendas dinâmicas, nossos advogados podem organizar seus compromissos e tarefas de maneira mais eficaz evitando o retrabalho e otimizando tempo.
Nesta linha, essas agendas permitem a atualização em tempo real com filtros importantes para a organização das tarefas, possibilitando ajustes imediatos conforme necessário. Disparos de e-mails para os colaboradores com suas agendas semanais. Além disso, a acessibilidade online garante que todos os membros da equipe possam visualizar e coordenar suas atividades. Isso resulta na redução de conflitos de agendamento e aumento da produtividade.
Intranet Corporativa
A intranet é uma ferramenta fundamental para a comunicação e a colaboração dentro do escritório. A utilização dela permite o acesso rápido e seguro a documentos importantes, políticas internas, calendários, controles de qualidade, relatórios e outras informações relevantes.
Destarte, isso não só facilita o compartilhamento de conhecimento, mas também promove um ambiente de trabalho mais integrado, colaborativo e seguro.
A intranet é um recurso valioso para a gestão do conhecimento, ajudando a preservar a memória institucional e a garantir que todos os membros da equipe tenham acesso às mesmas informações, melhorando a coesão e a eficiência do escritório.
Inteligência Artificial no Mundo Jurídico
Ferramentas de IA estão sendo usadas para analisar grandes volumes de dados, revisar documentos legais, identificar padrões e prever resultados com base em precedentes.
Embora reconheçamos o potencial da inteligência artificial e apesar de seus avanços significativos em outras áreas, acreditamos que ela deve ser usada com muita cautela no mundo jurídico.
A complexidade e a sensibilidade das questões legais exigem um julgamento humano que a tecnologia atual ainda não pode replicar completamente. A interação humana é essencial para interpretar nuances legais, entender contextos específicos e tomar decisões éticas.
Portanto, enquanto reconhecemos o potencial da IA, continuamos a valorizar a expertise e o discernimento de nossos profissionais.
Segurança da Informação
A segurança da informação é uma prioridade para qualquer escritório de advocacia, dado o volume e a sensibilidade dos dados tratados. Investimos em tecnologias de ponta para proteger as informações dos nossos clientes. Utilizamos criptografia avançada, firewalls robustos e políticas rigorosas de controle de acesso para garantir que todos os dados sejam armazenados e transmitidos de maneira segura.
Além disso, realizamos treinamentos periódicos com nossa equipe para assegurar a conformidade com as melhores práticas de segurança da informação. Em 2024, nossas práticas rigorosas foram reconhecidas com a concessão do Selo LGPD pela certificadora Intuix, atestando que nossos processos internos estão plenamente adequados às normas de segurança.
Impacto Global e Conformidade
Em um mundo cada vez mais globalizado, a conformidade com regulamentações internacionais e a adaptação às mudanças legislativas são essenciais. A tecnologia nos permite acompanhar essas mudanças de forma mais eficiente. Ferramentas de compliance automatizadas ajudam a garantir que estamos sempre em conformidade com as legislações vigentes, minimizando riscos e evitando penalidades.
Portanto, na Barioni e Macedo, seguimos os mais altos padrões de segurança e conformidade. Em 2024, além do Selo LGPD, também fomos certificados pela Intuix com o Selo SAFETY, que atesta nossa total conformidade com as normas de compliance.
Consequentemente, essas certificações refletem nosso compromisso contínuo com a proteção de dados e a integridade em todas as nossas operações, fundamentado em dados científicos e evidências empíricas que demonstram a eficácia de nossos protocolos de segurança.
Inovação e Novos Modelos de Negócio
A inovação não se restringe apenas à adoção de novas tecnologias, mas também envolve a reestruturação de modelos de negócio para melhor atender às necessidades dos clientes. Estamos constantemente buscando formas inovadoras de prestar nossos serviços.
Assim, como exemplo disso tem-se a implementação da nossa plataforma Pajur, desenvolvida para aprimorar a comunicação com os clientes e tornar o atendimento mais rápido e eficaz.
Desta forma, o Pajur permite uma interação direta entre advogados e clientes, facilitando a comunicação de qualquer lugar com acesso à internet.
Ressalta-se, que a plataforma oferece o envio de mensagens, documentos e áudios, proporcionando uma experiência de uso abrangente, eficiente e único. Esta ferramenta inovadora no meio jurídico eleva o padrão de serviço prestado, proporcionando maior transparência, agilidade e satisfação para os usuários.
Além do Pajur, também aderimos ao envio de notificações extrajudiciais por meio eletrônico com a aquisição da ferramenta Icarta. Ao aderirmos a utilização deste sistema, notamos resultados significativos para equipe, tanto na qualidade do tempo quanto na eficiência e agilidade do resultado esperado pelo cliente.
Antes utilizávamos o envio padrão das notificações por correio gerando um desgaste para a equipe. Com a utilização do Icarta, podemos acompanhar os envios e recebimentos de forma online e certificados pelo carimbo de tempo de forma automática. Desta forma, conseguimos passar uma devolutiva ao cliente mais rápida gerando uma economia de tempo significativa ao advogado.
Conquista Certificado Escritório 4.0
Em 2024, o escritório Barioni e Macedo recebeu o prestigioso Certificado AB2L Escritório 4.0, uma importante conquista que reflete nosso compromisso com a inovação e a excelência em serviços jurídicos.
Este certificado, concedido pela Associação Brasileira de Lawtechs e Legaltechs (AB2L), reconhece escritórios de advocacia que se destacam pelo uso avançado de tecnologia e práticas inovadoras em sua rotina.
Para obter essa certificação, foi necessário atender a uma série de requisitos rigorosos. Entre eles, destacam-se a adoção de ferramentas tecnológicas (Pajur) que otimizam processos administrativos, a implementação de sistemas de gestão eficientes, o uso de robôs de automação para tarefas repetitivas, e a realização de reuniões virtuais.
Além disso, o escritório precisou demonstrar o uso de agendas dinâmicas online e uma intranet eficiente para a comunicação interna. Para comprovar todas essas práticas, elaboramos um dossiê detalhado com mais de 30 páginas, documentando cada uma das medidas adotadas por nossa equipe.
Conquanto, este reconhecimento é uma prova do nosso empenho em manter o nosso escritório na vanguarda da inovação jurídica, sempre buscando oferecer o melhor serviço possível aos nossos clientes.
Adaptação às Mudanças Tecnológicas
A tecnologia está em constante evolução, e estar atualizado com as últimas tendências é essencial para manter a relevância. Promovemos uma cultura de aprendizado contínuo, incentivando nossos colaboradores a participar de cursos, workshops e conferências de diversos temas dentro do meio jurídico.
Além disso, desenvolvemos projetos internos que estimulam a busca constante por conhecimento e inovação. Dessa forma, garantimos que estamos sempre à frente, prontos para implementar as soluções mais avançadas e eficazes.
Conclusão
O impacto do uso da tecnologia e inovação no Barioni e Macedo é profundo e multifacetado. Desde a automação de tarefas rotineiras até a implementação de plataformas de comunicação online, a tecnologia nos permite oferecer um serviço mais eficiente, seguro e adaptado às necessidades dos nossos clientes.
Além disso, a inovação contínua nos permite explorar novos modelos de negócio, mantendo-nos competitivos em um mercado em constante transformação.
Desta forma, a implementação de tecnologias avançadas e a adaptação a um ambiente global em rápida mudança não são apenas uma necessidade, mas uma estratégia fundamental para garantir a excelência e a conformidade dos nossos serviços.
Portanto, à medida que continuamos a investir em tecnologia e inovação, estamos confiantes de que o escritório permanecerá na vanguarda do setor jurídico, pronta para enfrentar os desafios e aproveitar as oportunidades do futuro.
“Motivados pelo ontem, guiados para o amanhã”
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Autora
Priscila Messias Andrioli. Analista de pessoas e Cultura Institucional. Técnica em Serviços Jurídicos. MBA executivo em consultoria e planejamento empresarial (Facesita). Formação em Liderança e Apresentações de Alto Impacto (Conquer). Especialista em Customer Experience (CS Academy). Analista Comportamental (Análise Disc)
Referências
Revista Veja. (07/06/2024). “Pesquisa revela tendência de escritórios de advocacia para investir em IA”.
